Neues Seminarkonzept: Hybrid-Veranstaltungen

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Umdenken bei der Seminar- und Workshopgestaltung ist heutzutage gefragt. Ein idealer Weg, möglichst viele Interessierte an einer Veranstaltung teilhaben zu lassen, ist die hybride Form: live und digital dabei sein!

Eigentlich war unsere Vortragsveranstaltung schon für das Frühjahr 2020 geplant gewesen. Meine Kollegin und Freundin Gabriele Oldenburg und ich wollten für unsere Kollegen¹ der Regionalgruppe Bayern des Verbands der Freien Lektorinnen und Lektoren e. V. (VFLL) einen Themenabend organisieren. Doch aufgrund der Corona-Pandemie und des Lockdowns mussten wir den Termin leider ausfallen lassen. Zunächst. Über den Sommer, als die Zahl der positiv auf SARS-CoV-2 Getesteten wieder gesunken war, peilten wir den Oktober für einen neuen Termin an. Und dann stieg die Zahl der Infizierten wieder, doch Treffen waren unter Hygieneauflagen noch möglich. Wir planten also, die Idee unserer Regionalgruppensprecherin Mirjam Heintzeler umzusetzen: eine Mischung aus Präsenz- und Digitalveranstaltung. Neuland für alle! Die Spannung stieg …

Ich möchte hier für Sie einmal aufschreiben, wie wir bei der Planung und Umsetzung vorgegangen sind. Vielleicht möchten Sie ja auch einmal eine hybride Veranstaltung organisieren? Es ist gar nicht so schwer!

Was sind die Vorteile eines hybriden Veranstaltungsformats?

Die Vorteile einer hybriden Veranstaltung liegen auf der Hand: Es können diejenigen teilnehmen, die Gleichgesinnte live treffen wollen, die einfach mal wieder (aus ihrem Homeoffice) rauswollen und die berufliche Abwechslung brauchen. Gleichzeitig können aber auch die dabei sein, nämlich digital, die die weite Anfahrt scheuen. Oder diejenigen, die Ansammlungen vieler Menschen meiden möchten.
Also: Mit diesem Veranstaltungsformat erreicht man durch den virtuellen Zugang eine höhere Reichweite, da auch die Personen teilnehmen können, die aus zeitlichen, gesundheitlichen, finanziellen oder ökologischen Gründen nicht persönlich anwesend sein können. So kann es die Work-Life-Balance fördern, kann helfen, CO₂ einzusparen, und kann den Geldbeutel schonen.

Organisation im Vorfeld

Das oder die Vortragsthemen stehen fest, ein Termin ist gefunden. Nun verschickt der Veranstalter eine Einladung per E-Mail an alle potenziellen Teilnehmer mit der Bitte, sich für die Analog- oder die Online-Präsenz anzumelden. Es sollte ebenfalls kommuniziert werden, ob eine Aufzeichnung der hybriden Veranstaltung stattfinden wird – und wenn ja, wie lange (Tage/Wochen) diese im Anschluss zur Verfügung stehen wird.

Stehen die Teilnehmer fest, bekommen die Online-Teilnehmer die Zugangsdaten für die Videokonferenz zugemailt (Details zu dem von uns verwendeten Tool: s. u.).
Tipp: Es ist hilfreich, Neulingen ein bis zwei Tage vor dem geplanten Termin einen zehnminütigen Testlauf anzubieten.

Ausstattung und Technik

Bei der Planung und Vorbereitung einer hybriden Vortragsveranstaltung gilt es, einiges zu bedenken.

Vor Ort sollte vorhanden sein:

• ein geeigneter Raum für die physisch anwesenden Teilnehmer (ggf. Hygieneauflagen beachten)
• ein Beamer
• ein Raummikrofon (darüber hören sich alle im Raum und am PC)
• ein Laptop für den Moderator
• ein Laptop für den Referenten für die Folienpräsentation, ausgestattet mit einer (ggf. externen) Webcam

Auf beiden Laptops muss im Vorfeld das Videokonferenztool installiert worden sein.

Bei den Teilnehmern daheim sollte zur Verfügung stehen:

• ein störungsfreier ruhiger Raum
• ein PC oder ein sonstiger internetfähiger Zugang mit dem installierten Videokonferenztool

Vorbereitung des Referenten

Im Präsenzraum, dem Seminarraum, läuft zunächst (fast) alles wie bei der Vorbereitung eines „normalen“ Vortrags:

1. Der Referent schließt seinen Laptop an den Beamer an.
2. Daraufhin verbindet er das Raummikrofon mittels USB-Anschluss mit dem Laptop.
3. Jetzt öffnet er seine Präsentation, z. B. PowerPoint-Folien.
4. Dann teilt er einmal testweise seinen Bildschirm, sodass die Präsentationsansicht über den Beamer im Raum an der Wand sichtbar ist. Auf seinem Laptop sieht er die Referentenansicht.
5. Ca. 10 Minuten vor dem verabredeten Zeitraum öffnet er das Videokonferenztool und betritt den Videokonferenzraum.
6. Er schaltet die Audiofunktion aus, um Rückkopplungen mit dem Raummikrofon zu verhindern.

Aufgaben des Moderators

Der Moderator ist die wichtigste Person der Veranstaltung! Er sollte kommunikationsstark, freundlich und bestimmt auftreten können, denn er fungiert einerseits als Schnittstelle zwischen den analog anwesenden Teilnehmern und den Besuchern des virtuellen Livestreams und er unterstützt andererseits den Referenten. Er übernimmt dabei Aufgaben, die nicht unmittelbar mit dem Vortrag zu tun haben.

• Der Moderator betritt den Videokonferenzraum etwa. 10 Minuten vor der Veranstaltung, also gleichzeitig mit dem Referenten.
• Er fordert die Teilnehmer an den Bildschirmen auf, ihr PC-Mikrofon stumm zu schalten, um störende Nebengeräusche zu verhindern.
• Er leitet die Vorstellungsrunde.
• Er beantwortet Fragen zur Technik über die Chatfunktion des Videokonferenztools.
• Er sammelt außerdem über den Chat Fragen für die Runde im Anschluss an den Vortrag.
• Er übernimmt die Gesprächsführung im Anschluss an die Vorträge und hat den zeitlichen Rahmen der Veranstaltung im Blick.

Los gehts – hybrid!

Alle Teilnehmer, die im Seminarraum teilnehmen möchten, erscheinen (idealerweise) kurz vor dem angesetzten Termin und nehmen ihren Platz ein. Über das Videokonferenztool betritt jeder PC-Teilnehmer mithilfe der Zugangsdaten etwa 5 Minuten vor Beginn des Vortrags den Online-Konferenzraum.

Vorstellung der Teilnehmer

Wenn es dem Konzept der Veranstaltung entspricht und falls auch bei einer analogen Veranstaltung mit einer persönlichen Vorstellungsrunde begonnen würde, kann man so auch bei einem (Video-)Meeting verfahren. Es sollten in diesem Fall allerdings insgesamt maximal 20 Teilnehmer (online und vor Ort) dabei sein und die einzelnen Vorstellungen sollten möglichst kurz gehalten sein. Kurz bedeutet: Jeder sagt nur einen Satz über sich. Kurz ist deshalb wichtig, weil die Konzentrationsfähigkeit aller, die am Bildschirm sitzen, nicht zu sehr strapaziert werden darf. Denn das Konzentrationsvermögen ist bei einer digitalen Übertragung anders als von Angesicht zu Angesicht. Die Aufgabe des Moderators ist es, vorzugeben, welcher Teilnehmer im Raum bzw. am PC mit seiner Vorstellung an der Reihe ist. In dem Rahmen fragt er ggf. ab, ob Fotos (Screenshots) gemacht werden dürfen (DSGVO-konform). Aufnahmen werden angekündigt, um Teilnehmern, die nicht zu sehen sein möchten, die Möglichkeit zu geben, die Kamera auszuschalten.

Für die Vorstellungsrunde kann die Kamera des Referenten in den Raum geschwenkt werden, damit die Teilnehmer an ihren Bildschirmen einen Eindruck davon bekommen, wer im Seminarraum sitzt. Im Anschluss richtet er die Kamera wieder auf sich. Nun sehen alle über den Beamer den Referenten, den Moderator und die PC-Teilnehmer in kleinen Bildschirmfenstern.

Sind insgesamt mehr als 20 Teilnehmer anwesend, stellt der Moderator lediglich sich und den Referenten vor und gibt nur einen kurzen Überblick, welche Teilnehmergruppe(n) zugeschaltet bzw. im Raum anwesend sind.

Vortrag und Fragerunde

Nun endlich beginnt der Vortrag. Über das Videokonferenztool teilt der Referent seinen Bildschirm mit den vorbereiteten Präsentationsfolien.
Ist der Vortrag beendet, erfolgt der Dank durch den Moderator und die Fragerunde wird eröffnet. Zunächst liest der Moderator die gesammelten Fragen aus dem Chat vor. Zusätzliche Fragen können die Teilnehmer mündlich stellen – sei es im Raum oder online. Um einen Fragewunsch anzuzeigen, wird (real bzw. virtuell) die Hand gehoben. Der Moderator übernimmt die Gesprächsführung.

Wichtig für den Erfolg einer hybriden Veranstaltung

Während der gesamten Veranstaltung bleibt der Referent an seinem Platz sitzen, damit er für die PC-Teilnehmer immer sichtbar ist. Für die Teilnehmer vor Ort ist damit der Blickkontakt zum Referenten zwar etwas eingeschränkt und der Vortrag wirkt weniger lebhaft, als wenn der Referent frei reden und vor dem Auditorium hin- und hergehen kann. Dafür haben aber die Teilnehmer vor Ort den Vorteil der Interaktion mit den anderen Teilnehmern in den Pausen, was wiederum den Online-Teilnehmern fehlt.

Apropos Pause: Es empfiehlt sich, eine Pause mehr als normalerweise einzuplanen, um die Konzentrationsfähigkeit insbesondere der Online-Teilnehmer zu erhalten. Die erste Pause sollte bereits nach 30 bis 45 Minuten stattfinden, da das Verfolgen des Vortrags am Monitor anstrengender ist als in einem großen Raum. Auch hier sollte der Moderator wieder die Zeit gut im Blick behalten, damit alle Teilnehmer – im Raum und im Homeoffice – sicher sein können, dass sie nichts verpassen.

Technik-Tipps

Im Folgenden nenne ich Produkte, die wir bei unserer Hybridveranstaltung verwendet haben. Ich möchte dabei keine Werbung für bestimmte Produkte machen, sondern nenne die von uns verwendeten. Vergleiche mit ähnlichen Produkten fehlen mir, die aber natürlich genauso verwendet werden können.

Als Videokonferenztool nutzten wir Zoom. Die kostenlose Basisversion beendet das Meeting von maximal 100 Personen nach 40 Minuten. Alle müssten bei dieser Toolversion nach Ablauf der Zeit den Online-Konferenzraum neu betreten, was natürlich nervig ist, da es viel Zeit kostet und der rote Faden der Veranstaltung abgerissen ist. Für ein zeitlich unbegrenztes Meetingvergnügen empfiehlt sich eine Bezahlvariante (139 Euro pro Jahr in der Pro-Version für ebenfalls maximal 100 Personen). Bei unserer VFLL-Hybrid-Veranstaltung im Oktober 2020 genossen wir den Vorteil, den upgegradeten Zoom-Raum des Verbands nutzen zu dürfen.

Für ein professionelles Auftreten mit besonders guter Akustik und Optik empfiehlt es sich, nicht die integrierte Laptopkamera mit Mikrofon zu nutzen, sondern ein externes Gerät, zum Beispiel eine Full-HD-Webcam mit Mikrofon und Ringlicht inklusive automatischer Lichtkorrektur und Autofokus. Ich verwende die Vitade 960A, die aber sicher keine High-End-Kamera ist. Die Webcam wird mittels USB-Stecker an den Laptop oder stationären PC angeschlossen und so ausgerichtet, dass das Gesicht des Anwenders im Fokus steht.

Als Raummikrofon haben wir die Plantronics Freisprecheinrichtung (201859-02) – Calisto p610 verwendet. Sie wird wie die Webcam über einen USB-Stecker an den Laptop des Referenten angeschlossen. Mittels Knopfdruck kann man die Lautstärke regulieren oder das Mikrofon stumm schalten.

Das Erstellen eines Videokonferenzraums via Zoom

Im Folgenden gehe ich im Detail darauf ein, wie Zoom zu nutzen ist. (Stand: 12.11.2020. Bitte beachten, dass es vonseiten des Anbieters zukünftig zu Anpassungen kommen kann.) Es kann natürlich auch jedes andere Konferenztool genutzt werden (Jitsi Meet, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings etc.). Sie funktionieren prinzipiell ähnlich.

Ein Meeting planen

Über die App kann die Veranstaltung in wenigen Sekunden „geplant“ werden. Dafür wählt man über „Home“ – „Planen“ das Datum und die Zeit aus. Wer möchte, kann noch zusätzliche Einstellungen vornehmen, z. B., ob die Teilnehmer den digitalen Raum betreten dürfen, wenn der Veranstalter/Referent (Host) noch nicht anwesend ist.

Wird bei „Kalender“ „Andere Kalender“ ausgewählt, wird der Termin nicht im Outlook- oder Google-Kalender gespeichert und es geht im Anschluss deutlich einfacher weiter. Mit Klick auf „Planen“ wird der Vorgang abgeschlossen.

Den nun angezeigten Einladungstext kann man jetzt ganz bequem kopieren und in die E-Mail an die Online-Teilnehmer einfügen. Die Einladung sieht dann so aus:

Zur Veranschaulichung habe ich die Teile des Zugangslinks farblich markiert, die wir für den Login benötigen.

Zugang zum Videokonferenzraum für die Teilnehmer

Es gibt drei Gruppen, die man bei der Planung eines Online-Meetings berücksichtigen muss:

A) Der Teilnehmer hat die Zoom-App bereits auf dem PC installiert.
B) Der Teilnehmer ist bereit, sich die Zoom-App herunterzuladen.
C) Der Teilnehmer möchte keine App herunterladen.

Eine Registrierung ist für die Zugangsarten A) bis C) nicht notwendig.
Für jede dieser drei Gruppen sollte man den Zugang zum Videokonferenzraum gesondert erklären. (Am besten versendet man diese Anleitung gleich mit.)

A) Die Zoom-App ist bereits installiert.
Die Zugangsdaten aus der E-Mail werden nach dem Öffnen der App eingegeben:
→ Öffnen → „Beitreten“ →

• ID eingeben (01234567890).
• Passwort eingeben (Abc12GhDeFG345689HiJklm).
• Name eingeben.
• Kenncode (1AbCdEf) eingeben → fertig!

B) Der Teilnehmer ist bereit, sich die Zoom-App herunterzuladen.

• Im Browser eingeben: https://zoom.us/
• Oben in der Leiste auf „Einem Meeting beitreten“ klicken.
• Meeting-ID (01234567890) eingeben.
• Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, dort auf „Datei speichern“ klicken.
• Bei den gespeicherten Dateien auf die zoom_…exe-Datei klicken; damit wird der Zoom-Client, also die Zoom-App installiert.
• Ein Fenster öffnet sich; hier Name und Meetingkenncode eingeben → fertig!

C) Der Teilnehmer möchte keine App herunterladen.

• Im Browser den Einladungslink komplett eingeben, im Beispiel ist das
  https://us04web.zoom.us/j/01234567890?pwd=Abc12GhDeFG345689HiJklm

• Auf „Link öffnen“ klicken und schon kann man teilnehmen.
• Jetzt nur noch den Namen eingeben, danach das Passwort (Abc12GhDeFG345689HiJklm) und den Meetingkenncode (1AbCdEf) – und los gehts!

_{Bitte beachten: Möglicherweise ist die Qualität über diese Art des Zugangs, also C), schlechter (Tonverzögerung, schlechte Bildqualität), als wenn man über die Zoom-App den Videokonferenzraum betritt.}

Für das volle Sehvergnügen (Sehen und Gesehenwerden) sollte die Videofunktion freigeben werden, die Audiofunktion jedoch nur nach Aufforderung durch den Moderator. Bei Zoom kann man die Audio- und Videofunktionen unten links in der Menüleiste an- und ausstellen. Hier im Beispiel sind beide (noch) ausgeschaltet:

Auch eine Teilnahme per Telefon ist grundsätzlich möglich. Die Sprachqualität ist dann aber oft nicht so gut. Aber da man damit sowieso nur den Ton der Veranstaltung verfolgen kann (was kaum jemand wollen wird), möchte ich hier nicht weiter darauf eingehen.

Fazit und Ausblick

Zugegeben: Wir waren im Vorfeld ziemlich nervös, ob es klappen würde, wie wir uns die Veranstaltung als Kombination live/virtuell vorgestellt und alles geplant hatten. Aber alles ging gut – abgesehen davon, dass ich bei meinem Vortrag anfangs vergaß, die Vortragsfolien zu teilen, sodass die PC-Teilnehmer nur meine Stimme hörten. Aber zum Glück hat mich Tine in ihrer Funktion als Moderatorin sehr schnell darauf aufmerksam gemacht! 😊
Bei der Feedbackrunde am Schluss gaben alle glücklicherweise an, sehr zufrieden zu sein mit unserem Vortragsexperiment. Das macht Mut fürs nächste Mal! COVID-19-Pandemie hin, Corona-Krise her, so eine Veranstaltung werden wir sicher bald wieder durchführen. Wir sind überzeugt: So eine hybride Seminarform ist die Zukunft!

Konnte ich Sie motivieren, selbst einmal einen live-digitalen Vortrag zu organisieren? Das würde mich freuen! Dann schicke ich Ihnen gern diese Anleitung für die Gestaltung einer hybriden Veranstaltung als PDF-Datei zu. Schreiben Sie mir einfach eine kurze E-Mail.

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_{¹ Der Einfachheit halber habe ich in diesem Beitrag das generische Maskulinum verwendet. Natürlich sind alle Geschlechter mitgemeint.}